LoB.IT – Funktionen im Detail

Vom bequemen Datenimport bis zur Auszahlung übernimmt LoB.IT die gesamte Verwaltung der leistungsorientierten Bezahlung für Sie. Das Programm orientiert sich an den Vorgaben des TVöD/TV-L sowie des Leistungs-TV (Bund). Hier stellen wir Ihnen den Funktionsumfang unserer modular aufgebauten Software vor.

Die Administrationsoberfläche – das LoB.IT-Datenbankmodul:

Das Datenbankmodul beinhaltet den Windows Service sowie die Administrationsoberfläche für den Service. Dieser stellt die Schnittstelle zwischen der Datenbank und den Clients dar. Der Service wird nur einmal installiert. Er stellt die Kommunikation mit dem Datenbankserver her. Daher ist es erforderlich, dass die Clients von außen auf diesen Rechner zugreifen können (Netzwerkrechner).

Lizenzinformationen
Beispielansicht zur Anzeige der Lizenzinformationen im Datenbankmodul von LoB.IT

Bild Active Directory-Einstellungen — Active Directory-Einstellungen
In den Einstellungen der "Mandantenverwaltung“ können Sie den Import von Nutzerinnen/Nutzern aus dem Active Directory in LoB.IT vorbereiten. Die Anmeldung am LoB.IT Client kann dann ohne Eingabe eines Passworts erfolgen. Diese Funktionalität ist ein kostenpflichtiges Add-on zu LoB.IT, welches jederzeit beauftragt werden kann.

Alle notwendigen Verbindungs- und mandantenspezifischen Einstellungen – zu Abrechnungszeiträumen oder auch Eigenbetrieben/selbstständige Tochterunternehmen – werden hierüber vorgenommen. Zudem können hier Angaben zum automatisierten Personalimport sowie zu einer möglichen Active-Directory-Anbindung erfolgen. Die Einbindung von Barcodes wird ebenfalls an dieser Stelle realisiert. Neben der Lizenz(re)aktivierung erfolgt auch das Einspielen von Updates über das Datenbankmodul. Nicht zuletzt besteht hier die Möglichkeit, eigene Verwaltungslogos einzubinden.

Die Benutzeroberfläche – der LoB.IT-Client:

Die Benutzeroberfläche ist die Client-Komponente von LoB.IT. Dieses Programm wird an den Arbeitsplätzen der Nutzer eingerichtet, welche darin ihre Eingaben vornehmen können. Dies betrifft sowohl die Eingaben der Personalverwaltung (z. B. Stammdatenimport, Projekt-, Budget-, Nutzer- und Rechteverwaltung sowie Abschluss und Berichterstellung) als auch die Bewertungen durch die Führungskräfte, welche in der für den einzelnen Mitarbeiter erstellten Leistungskarte erfolgen.

Bild Bewertungsverwaltung — Bewertungsverwaltung
Der Menüpunkt „Bewertung“ fungiert als zentrale Bearbeitungsoberfläche für die Leistungsbeurteilung. Hier werden die Leistungsergebnisse der Beschäftigten von den Führungskräften eingegeben und verwaltet. Die Übersicht „Bewertungsverwaltung“ bietet Ihnen komprimierte Informationen zum Stand der Bewertung. Dazu gehören vor allem der Stand der Leistungsbewertung und Personalgespräche sowie der Beschwerden und Vermittlungsgespräche. Damit kann sich die Nutzerin/der Nutzer ein Bild davon machen, wie weit das Verfahren der Leistungsbeurteilung bei den einzelnen Beschäftigten gediehen ist.

Bonus/Malus
Sonderfälle oder Leistungen, ob gut oder schlecht, die im Beurteilungszeitraum von den Beschäftigten erbracht werden, jedoch nicht in der Leistungskarte vereinbart sind, wirken sich grundsätzlich nicht auf die Auszahlung aus. Für solche Fälle kann ein Beurteilungsspielraum [Erhöhung („Bonus“) oder Verringerung („Malus“) des Leistungsergebnisses] zugestanden werden. Voraussetzung ist, dass in den Projekteinstellungen eine solche Eingabe ermöglicht wurde. Das Leistungsergebnis einer/eines Beschäftigten kann bis zur festgelegten Grenze verändert werden. Je nach Projekteinstellung kann die Veränderung über einen einzugebenden Festwert oder einen Faktor erfolgen.

Eingabemaske zur Terminierung und Dokumentation von Personalgesprächen — Personalgespräche
Insbesondere bei der Leistungsbeurteilung über Zielvereinbarungen sind Personalgespräche unerlässlich. Um einen besseren Überblick über die notwendigen Personal-gespräche zu bekommen, können Sie für jede Beschäftigte/jeden Beschäftigten die Termine direkt in der Leistungskarte im Reiter „Personalgespräche“ hinterlegen. Sie haben die Möglichkeit, die geplanten und tatsächlichen Termine für ein Vereinbarungs-, Zwischen- und Beurteilungsgespräch festzulegen. Die Ergebnisse der Gespräche können im Textfeld des jeweiligen Gesprächs dokumentiert werden. Bei Bedarf können auch mehrere Zwischengespräche terminiert werden.

Zugleich können hier Teamziele angelegt und alle Personalgespräche dokumentiert werden – vom Vereinbarungs-, über das Zwischen- und Beurteilungsgespräch bis hin zu Beschwerden und Vermittlungsgesprächen.

Die Webkomponente – der LoB.IT-Webclient:

Auf Wunsch kann die Bewertung der Mitarbeiter auch mittels der Webkomponente LoB.IT Bewertung.online von überall und jedem PC aus ermöglicht werden. Die einfach zu bedienende Oberfläche gewährleistet eine schnelle Einarbeitung, da der Browser bereits ein bekanntes Werkzeug darstellt. So kann auch aus verteilten Außenstellen ein einfacher Zugriff erfolgen, um die entsprechenden Bewertungen der Mitarbeiter sowie die Verwaltung von Teamzielen vorzunehmen.

Bild Web: Leistungskarte — Web: Leistungskarte
Den Kernbereich der Leistungsbeurteilung (Zielvereinbarung und systematische Leistungsbewertung) bildet auch in der „Webkomponente LoB.IT Bewertung.online“ die Leistungskarte. Über diese verwalten Sie die Ziele und/oder Leistungskriterien, die mit den Beschäftigten vereinbart wurden und nehmen als Führungskraft online die entsprechenden Eingaben vor.

Bild Web: Teamzielverwaltung — Web: Teamzielverwaltung
Ziele, die gleichermaßen auf mehrere Beschäftigte Anwendung finden sollen, werden online über den Menüpunkt „Teamziele verwalten“ bearbeitet. Kennzeichen des Teamziels ist, dass ein einheitliches Ziel für eine Mehrzahl von Beschäftigten gleichermaßen vereinbart wird. Die Zielerreichungsstufe des Teamziels wird für alle betroffenen Beschäftigten gleich bewertet.

Bild Web: Bewertungsübersicht — Web: Bewertungsübersicht
Dieser Menüpunkt fungiert als zentrale Bearbeitungsoberfläche für die Leistungsbeurteilung in der „Webkomponente LoB.IT Bewertung.online“. Hier werden die Leistungsergebnisse der Beschäftigten von den Führungskräften online eingegeben und verwaltet. Die „Bewertungsübersicht“ bietet Ihnen auch hier komprimierte Informationen zum Stand der Bewertung. Dazu gehören vor allem der Stand der Leistungsbewertung und Personalgespräche sowie der Beschwerden und Vermittlungsgespräche. Damit kann sich die Nutzerin/der Nutzer ein Bild davon machen, wie weit das Verfahren der Leistungsbeurteilung bei den einzelnen Beschäftigten gediehen ist.

Die leistungsorientierte Bezahlung nach dem TVöD/TV-L stellt erhebliche Anforderungen an die EDV-Unterstützung. Ein Programm muss flexibel die tarifrechtlichen und betrieblichen Vorgaben bis zum Abschluss der Beurteilung abbilden können.

Es soll der Führungskraft helfen, die Abwicklung der leistungsorientierten Bezahlung durch eine übersichtliche Anwendung zu vereinfachen, andererseits aber alle komplexen Personalvorfälle verwalten können. Dies alles leistet LoB.IT. Datensicherung, Controlling- und Reportfunktionen erleichtern die Durchführung und geben den Führungskräften die notwendigen Instrumente an die Hand, den Organisationsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren. LoB.IT ist gleichermaßen für den zentralen Betrieb (= zentrale Eingabe in der Personalabteilung) als auch für Mehrbenutzerbetrieb (= Eingabe dezentral direkt durch die Führungskraft; Auswertung/Controlling durch die Personalabteilung) geeignet.

Vorteile

Allgemein

hohe Leistungsperformance
wahlweise zentrale oder dezentrale Leistungsbeurteilung zentrales Controlling und Reporting
zahlreiche Auswertungsfunktionen
eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Management, Personalabteilung und die Führungsebenen mit allen relevanten Informationen zu versorgen
ein zentrales Benutzermanagement gibt nur autorisierten Personen Zugriff
durch das ausgefeilte, leicht zu bedienende Rechtemanagement können die Führungskräfte nur die Daten einsehen, die für sie relevant sind
unkomplizierte Schnittstellenbildung zu verschiedenen Anbietern von Personalsoftware bzw. Ihrem Abrechnungsdienstleister

Vereinfachung

Arbeitsvereinfachung bei der Eingabe durch Im- und Exportmöglichkeiten mit Standardprogrammen (Excel)
der Benutzer wird über ein intelligentes Eingabemodul durch die Einstellungsmöglichkeiten geführt
Einzeltöpfe und Mehrtopfsysteme können abgebildet werden
die Software unterstützt „einfache“ Bewertungssysteme genauso wie komplexe und bietet dabei Ausbaumöglichkeiten für die Zukunft

Personalvorfälle/Rahmenbedingungen

Unter anderem können folgende Personalvorfälle abgebildet werden:

Teilzeitbeschäftigung
unterjähriger Beginn des Arbeitsverhältnisses
unterjährige Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Ruhenszeiten (z. B. wegen Mutterschutz/Elternzeit)
Übergang in die Freistellungsphase der Altersteilzeit
Berücksichtigung von Fehlzeiten
Personalwechsel innerhalb der Verwaltung/des Unternehmens
freigestellte Beschäftigte (z. B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte oder Schwerbehindertenvertretung)

Bisher nicht berücksichtigte Personalvorfälle können flexibel durch eine Kombination der Einstellmöglichkeiten abgebildet werden.

Flexibilität und Anpassung

Sicherheit durch regelmäßige Updates:

ständige Anpassung an die tarifvertraglichen oder gesetzlichen Änderungen (sind im Mietpreis bereits enthalten)
schnelle Internetupdates des Programms zur Softwarepflege und Betreuung

Die Leistungsbeurteilung kann auf die individuellen Verhältnisse des Arbeitgebers angepasst werden:

freie Gestaltung der Leistungskarte (Zielvereinbarung/systematische Leistungsbewertung)
freie Gewichtung der einzelnen Ziele/Leistungskriterien
freie Wahl der Leistungsstufen und deren Gewichtung
skalierbare Ergebnisse (zwischen den Stufen)
freie Differenzierung zwischen den Entgeltgruppen
Deckelung des Leistungsentgelts
Festlegung einer Mindestleistung
manuelle Eingabe oder Berechnung der Durchschnittsleistung für freigestellte Beschäftigte
Bonus-/Malusleistung kann berücksichtigt werden

Auch die Rahmenbedingungen können vom Anwender frei gestaltet werden:

freie Bestimmung des Beurteilungszeitraums
unbeschränkte Veränderbarkeit des Finanzvolumens bis zum Abschluss
freie Gestaltung der einzelnen Töpfe
Hinzufügen von einem Bonus für besondere Verdienste/Bemühungen

Tipp: Die flexibel gestaltbare Leistungskarte kann eine Vielzahl von unterschiedlichsten Gewichtungen abbilden.

Auswertung und Sicherheit

die Auswertung erfolgt automatisch nach den Vorgaben der Führungskraft
das Ergebnis wird wieder in ein standardisiertes Format exportiert und kann so automatisch von den Personalabrechnungssystemen aufgenommen werden
das Programm bietet eine Vielzahl von Reports, die auch das ständige Controlling und den Überblick über das System sicherstellen
Exporte im Excel-Format eröffnen darüber hinaus auch unternehmensintern eine Vielzahl von weiteren Möglichkeiten zur individuellen Auswertung
die Datensicherheit wird durch komplette Verschlüsselung der Datenbank und beschränkten Zugriff auf das Programm gewährleistet
die Übernahme der Personaldaten für den nächsten Beurteilungszeitraum reduziert den Zeitaufwand im folgenden Jahr auf ein Minimum